Geldwäscheprävention und Hinweisgeberschutz: Neue Anforderungen durch die EU-Geldwäscheverordnung

Mit der neuen EU-Geldwäscheverordnung (GW-VO), die am 9. Juli 2024 in Kraft getreten ist, werden interne Hinweisgeberkanäle auch für Unternehmen Pflicht, die aufgrund ihrer Größe bislang nicht unter das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) fielen. Die Verordnung gilt ab dem 10. Juli 2027 unmittelbar.

Ein Überblick über das, was bisher galt, was sich ändert und was nun zu tun ist:

Wer ist betroffen?

Betroffen sind Unternehmen, die „Verpflichtete“ im Sinne des Geldwäschegesetzes (GwG) sind – insbesondere Finanzdienstleister, Immobilienmakler, Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Kunst- und Edelmetallhändler sowie Anbieter von Kryptowertdiensten.

Während diese Unternehmen schon jetzt dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) unterfallen, wenn sie 50 Mitarbeitende oder mehr beschäftigen, müssen sie künftig auch das HinSchG beachten, wenn sie weniger als 50 Mitarbeitende haben – sofern sie nicht lediglich als Einzelperson tätig sind.

Bisherige Rechtslage: Meldekanäle ja – aber mit Spielraum

Nach § 6 Abs. 5 GwG müssen Verpflichtete bereits jetzt Vorkehrungen treffen, um Mitarbeitenden die vertrauliche Meldung von Verstößen gegen geldwäscherechtliche Vorschriften zu ermöglichen. In der Praxis verzichteten allerdings viele kleinere Unternehmen bisher auf eigene interne Kanäle – häufig aufgrund knapper Ressourcen – und verwiesen stattdessen auf die externen Meldestellen der Aufsichtsbehörden (§ 53 GwG).

Anforderungen des HinSchG

Das HinSchG, das die EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie (EU 2019/1937) am 31. Mai 2023 in deutsches Recht überführt hat, verpflichtet Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Die Anforderungen:

• Einrichtung einer internen Meldestelle mit sicheren Meldewegen, z. B. über eine Ombudsperson
• Vertrauliche Kommunikation, welche die Identität des Hinweisgebers schützt
• Klare Prozesse für den Umgang mit und die Bearbeitung von Meldungen
• Pflicht zur Rückmeldung an den Hinweisgeber innerhalb gesetzlicher Fristen
• Repressalienverbot, d. h. Hinweisgeber dürfen keine Nachteile erleiden

Was ändert sich mit der EU-Geldwäscheverordnung?

Mit Inkrafttreten der EU-Geldwäscheverordnung wird nun ausdrücklich auf die Anforderungen der EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie verwiesen (Art. 14 Abs. 1 GW-VO) – und damit für deutsche Unternehmen auf das HinSchG:

• Verpflichtete nach dem GwG, deren Tätigkeiten nicht ausschließlich von einer natürlichen Person ausgeübt werden, müssen interne Meldekanäle einrichten
• Die Meldekanäle müssen den Anforderungen des HinSchG entsprechen
• Ein Verweis auf externe Stellen reicht nicht mehr aus

Was bedeutet das konkret für Unternehmen?

Die bislang eher offen ausgelegte Verpflichtung wird zur klar geregelten, rechtsverbindlichen Anforderung:

• Unternehmen auch mit weniger als 50 Mitarbeitenden müssen – sofern sie Verpflichtete nach dem GwG sind – ihre bisherigen Meldekanäle überprüfen und gegebenenfalls anpassen oder neu einrichten
• Die Meldekanäle müssen sicherstellen, dass Meldungen vertraulich behandelt werden und die Identität der Hinweisgeber geschützt ist
• Es sind klare Schutzmechanismen gegen Repressalien zu implementieren und weitere Anforderungen des HinSchG umzusetzen

Was müssen Unternehmen jetzt tun?

Unternehmen sollten jetzt prüfen, ob sie von der Neuregelung betroffen sind – und dann zeitnah Maßnahmen umsetzen:

• Einordnung prüfen: Gehören Sie zu den Verpflichteten nach dem GwG?
• Ausnahme checken: Wird Ihr Unternehmen von mehr als einer natürlichen Person geführt?
• Meldeverfahren einführen und Verantwortlichkeiten festlegen: Einrichtung von Meldekanälen, die auch von Externen, etwa einer anwaltlichen Ombudsperson, übernommen werden können
• Kommunikation sicherstellen: Mitarbeitende über die Meldestelle, die bereitgestellten Meldewege sowie ihre Rechte informieren

Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung des Hinweisgebersystems benötigen oder eine Ombudsperson beauftragen möchten, können Sie sich gerne an Dr. Stephanie Troßbach richten.